Worauf solltest du achten, wenn du jemanden einstellen möchtest?

Als Unternehmer oder Personalverantwortlicher ist die Einstellung neuer Mitarbeiter eine deiner zentralen Aufgaben. Damit du dabei nichts Wichtiges vergisst und rechtlich auf der sicheren Seite bist, findest du in diesem Artikel eine Übersicht der wichtigsten Schritte und Unterlagen, die du bei der Einstellung eines neuen Mitarbeiters beachten solltest.

Vor der Einstellung: Anforderungen definieren und passenden Mitarbeiter finden

Bevor du überhaupt mit der Suche nach einem neuen Mitarbeiter beginnst, solltest du dir im Klaren darüber sein, welche Anforderungen du an die Stelle und den Bewerber hast. Überlege dir:

• Welche Aufgaben und Verantwortlichkeiten soll der neue Mitarbeiter übernehmen?
• Welche fachlichen und persönlichen Qualifikationen sind dafür erforderlich?
• Handelt es sich um eine Vollzeit- oder Teilzeitstelle oder einen Minijob?
• Welche Konditionen (Gehalt, Urlaub, Benefits etc.) willst du anbieten?

Erstelle anhand dieser Überlegungen ein Stellenprofil. Dieses hilft dir bei der Formulierung der Stellenanzeige und dient als Grundlage für die spätere Bewerberauswahl.

Um geeignete Bewerber zu finden, hast du unterschiedliche Möglichkeiten:

• Schaltung einer Stellenanzeige (online oder Print)
• Nutzung eines Personalvermittlers oder Headhunters
• Direktansprache potenzieller Kandidaten (Active Sourcing)
• Auswahl aus Initiativbewerbungen

Sichte die eingehenden Bewerbungen sorgfältig und vergleiche sie mit dem Anforderungsprofil. Achte auch auf Details und lies zwischen den Zeilen. Lade vielversprechende Kandidaten zu einem Vorstellungsgespräch ein, um sie persönlich kennenzulernen und einen umfassenderen Eindruck zu gewinnen.

Tipp: Wir haben dir eine praktische Checkliste für die Mitarbeitersuche zusammengestellt.

Arbeitsvertrag aufsetzen

Hast du dich für einen Bewerber entschieden, ist der nächste Schritt das Aufsetzen des Arbeitsvertrags. Darin müssen mindestens folgende Punkte geregelt sein:

• Name und Anschrift beider Vertragspartner
• Beginn und bei befristeten Verträgen die Dauer des Arbeitsverhältnisses
• Arbeitsort
• Kurze Tätigkeitsbeschreibung
• Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich Zuschläge, Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie deren Fälligkeit
• Arbeitszeit
• Dauer des Erholungsurlaubs
• Kündigungsfristen
• Hinweis auf geltende Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen

Der Arbeitsvertrag muss schriftlich geschlossen werden. Theoretisch reicht zwar auch eine mündliche Vereinbarung, aus Beweisgründen ist jedoch immer die Schriftform anzuraten.

Tipp: Arbeitsverträge kannst du als Muster kaufen und individuell anpassen. Alternativ lässt du den Vertrag von einem Anwalt aufsetzen, um sicherzugehen, dass er rechtssicher ist und branchenspezifische Besonderheiten berücksichtigt.

Diese Unterlagen benötigst du vom neuen Mitarbeiter

Damit du den neuen Mitarbeiter bei den Behörden und der Krankenversicherung anmelden kannst, benötigst du von ihm einige Unterlagen:

• Lohnsteuerkarte bzw. elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale und Steueridentifikationsnummer
• Sozialversicherungsausweis
• Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse
• ggf. Arbeitserlaubnis bei Nicht-EU-Bürgern
• ggf. Bescheinigungen über bereits genommenen Urlaub im laufenden Kalenderjahr
• Führerschein und Zeugnisse, falls für die Stelle relevant

Lass dir diese Dokumente möglichst im Original oder in beglaubigter Kopie aushändigen.

Mitarbeiter bei Behörden und Krankenkasse anmelden

Als Arbeitgeber bist du verpflichtet, den neuen Mitarbeiter innerhalb bestimmter Fristen bei unterschiedlichen Stellen anzumelden:

• Anmeldung zur Lohnsteuer beim zuständigen Finanzamt
• Anmeldung zur Sozialversicherung bei der Krankenkasse des Mitarbeiters

Die Anmeldung erfolgt mittels spezieller Meldeformulare. Dafür benötigst du die oben aufgeführten Unterlagen des Mitarbeiters.

Außerdem musst du als Arbeitgeber eine Betriebsnummer beantragen, wenn du noch keine hast. Diese bekommst du bei der Bundesagentur für Arbeit. Die Betriebsnummer ist ein wichtiges Ordnungsmerkmal für die Sozialversicherung und steuerlichen Meldungen.

Mitarbeiter in das Unternehmen einführen

Mit Unterzeichnung des Arbeitsvertrags und Anmeldung bei den Behörden ist das Einstellen eines neuen Mitarbeiters formal erledigt. Jetzt geht es darum, ihn gut in das Unternehmen und seinen Aufgabenbereich einzuführen. Diese Punkte solltest du dabei beachten:

• Vorbereitung des Arbeitsplatzes mit allen benötigten Arbeitsmitteln und Zugängen
• Erstellung eines Einarbeitungsplans
• Vorstellung bei den Kollegen und anderen relevanten Ansprechpartnern
• Übergabe wichtiger Dokumente wie Organigramm, Richtlinien, Betriebsanleitungen etc.
• Einweisung in IT-Systeme, Programme und Geräte
• Belehrung über Arbeitssicherheit und Datenschutz
• Erklärung der Berichtswege und Zuständigkeiten

Eine sorgfältige Einarbeitung legt den Grundstein für ein erfolgreiches Arbeitsverhältnis. Nimm dir ausreichend Zeit dafür und verfasse bei Bedarf Checklisten für die einzelnen Schritte.

Behalte auch nach den ersten Tagen den Kontakt zum neuen Mitarbeiter. Führe regelmäßige Feedbackgespräche, um zu erfahren, wie er in der neuen Position zurechtkommt und was er noch braucht, um seine Aufgaben optimal zu erfüllen.

Förderung für Neueinstellungen prüfen

Gerade wenn du ein junges Unternehmen hast oder Langzeitarbeitslose einstellst, kannst du unter bestimmten Voraussetzungen Fördermittel für die Neueinstellung bekommen. Informiere dich bei der zuständigen Agentur für Arbeit, der Industrie- und Handelskammer oder Handwerkskammer über entsprechende Programme. Die Förderung kann ein willkommener Bonus sein – sie sollte aber nicht das entscheidende Kriterium für eine Einstellung sein.

Weiterführende Tipps und Vorlagen

Zum Schluss noch ein paar Empfehlungen für die reibungslose Abwicklung aller mit einer Neueinstellung verbundenen Aufgaben:

• Nutze ein Lohnprogramm, um die Gehaltsabrechnungen zu erstellen. Einen kostenlosen Mustervorschlag findest du hier: https://sevdesk.de/lexikon/mitarbeiter-einstellen
• Beachte die in deiner Branche geltenden Tarifverträge bei Arbeitsverträgen und Entlohnung.
• Erstelle Checklisten für die einzelnen Schritte vor, während und nach der Einstellung. So stellst du sicher, dass du nichts vergisst.
• Bereite ein Willkommenspaket für den neuen Mitarbeiter vor (zum Beispiel mit wichtigen Dokumenten, einem Willkommensschreiben, einem kleinen Präsent).
• Dokumentiere die Personalunterlagen sorgfältig und bewahre sie mindestens für die gesetzlich vorgeschriebenen Fristen auf.

Die Einstellung eines neuen Mitarbeiters erfordert einiges an Organisation und Papierkram. Eine gute Vorbereitung und klar definierte Prozesse erleichtern dir die Arbeit und stellen sicher, dass du keine wichtigen Punkte übersiehst. Mit etwas Übung wird dir das Prozedere bald in Fleisch und Blut übergehen.